e-Tally system

e-Tally System adalah sebuah solusi teknologi terintegrasi yang mendigitalisasi proses Tally Sheet tradisional di pelabuhan. Sistem ini menggantikan pencatatan manual berbasis kertas dengan menggunakan software dan aplikasi mobile untuk mencatat, memantau, dan melaporkan setiap pergerakan barang (muatan) dari dan ke kapal secara real-time. e-Tally menjadi tulang punggung transparansi dan efisiensi di pelabuhan modern, menjawab tantangan regulasi pemerintah dan kebutuhan stakeholders akan visibilitas rantai pasok (supply chain visibility) yang mutlak.

Apa Itu e-Tally dan Mengapa Dibutuhkan?

Tally secara tradisional adalah orang yang bertugas menghitung dan mencatat jumlah, kondisi, dan pergerakan barang (peti kemas/barang curah) selama proses bongkar muat di kapal. Proses ini sangat rentan terhadap kesalahan, manipulasi, dan keterlambatan pelaporan.

e-Tally System mentransformasi peran ini dengan:

• Digitalisasi: Mengganti kertas dan clipboard dengan tablet atau smartphone.

• Integrasi: Menghubungkan langsung tally man di lapangan dengan pihak lain secara online.

• Otomasi: Data yang masuk langsung terproses dan tersedia untuk semua pihak yang berwenang.

Komponen Utama e-Tally System

1. Software System (Backend/Dashboard Web)
Ini adalah otak dari sistem, biasanya diakses via browser oleh pihak manajemen.

• Fungsi:

  • Manajemen Kapal & Manifest: Mengimpor dan mengelola data manifest kapal (vessel manifest) sebagai acuan utama.

  • Penugasan & Penjadwalan: Menugaskan tally man ke kapal tertentu dan shift tertentu.

  • Monitoring Real-Time: Melihat dashboard live yang menunjukkan progress bongkar muat setiap kapal, lokasi barang, dan aktivitas setiap tally man.

  • Data Analytics & Reporting: Menghasilkan laporan kinerja (productivity reports), rekap barang, laporan perbedaan (discrepancy), dan laporan untuk otoritas pelabuhan dan Bea Cukai.

  • Integrasi dengan Sistem Lain: Terhubung dengan sistem Port Community System (PCS), ERP perusahaan, dan sistem Bea Cukai (CEISA/SINSW untuk Indonesia) untuk pertukaran data yang smooth dan memenuhi kewajiban reporting.

2. Aplikasi Task & Reporting (Aplikasi Mobile untuk Tally Man)
Ini adalah ujung tombak sistem, diinstal pada perangkat handheld yang digunakan oleh tally man di dermaga.

• Fungsi:

  • Menerima Task: Tally man login dan melihat tugasnya untuk hari itu (kapal mana, muatan apa).

  • Pencatatan Digital: Mencatat pergerakan barang (dari kapal ke truk/yard, atau sebaliknya) dengan mudah melalui form-form yang terstruktur. Input dapat berupa:

    • Scan Barcode/QR Code: Pada peti kemas untuk akurasi maksimal.

    • Pilih dari Daftar: Memilih dari manifest yang sudah terimport.

    • Input Foto & Dokumentasi: Melampirkan foto kondisi barang jika rusak (damage) atau untuk bukti visual.

  • Pelaporan Real-Time: Data yang dicatat langsung tersync ke server pusat begitu perangkat terhubung ke jaringan (Wi-Fi/4G/5G). Tidak ada lagi lag time.

  • GPS & Timestamp: Setiap entri data tercatat secara otomatis dengan waktu (timestamp) dan koordinat lokasi (GPS), yang sangat critical untuk audit trail dan keamanan.

Manfaat dan Keunggulan Penerapan e-Tally System

1. Bagi Pemilik Barang (Shipper/Consignee)

• Visibility yang Belum Pernah Ada Sebelumnya: Dapat memantau posisi barang mereka secara real-time melalui portal khusus, mengetahui kapan barang dibongkar, dan dipindahkan ke mana.

• Keamanan dan Kepercayaan: Meminimalisir risiko kehilangan dan kesalahan akibat pencatatan manual, sehingga meningkatkan kepercayaan.

2. Bagi Perusahaan Pelabuhan/PBM (Terminal Operator)

• Efisiensi Operasional yang Tinggi: Mempercepat proses bongkar muat (turn time vessels) karena pelaporan lebih cepat dan akurat.

• Meningkatkan Akurasi Data: Menghilangkan discrepancy antara data kapal dan data darat, mengurangi sengketa dan klaim.

• Optimasi Resource: Dapat memantau produktivitas setiap tally man dan crew secara objektif berdasarkan data.

• Kepatuhan Regulasi: Memudahkan dalam memenuhi kewajiban pelaporan kepada pemerintah (seperti laporan pergerakan barang dan kapal) secara cepat dan akurat.

3. Bagi Pemerintah & Otoritas Pelabuhan (Bea Cukai, KSOP)

• Transparansi dan Akuntabilitas: Seluruh pergerakan barang terekam digital dan dapat diaudit, mencegah penyelundupan dan pemalsuan dokumen.

• Keamanan Nasional: Data real-time yang terintegrasi dengan sistem Bea Cukai (manifest aman) sangat penting untuk menjaga kedaulatan dan keamanan ekonomi negara.

• Keputusan Berbasis Data: Memiliki data arus barang yang akurat untuk perencanaan dan pengembangan infrastruktur pelabuhan.

4. Bagi Tally Man di Lapangan

• Bekerja Lebih Mudah: Antarmuka aplikasi yang terstruktur memandu mereka dalam pencatatan.

• Mengurangi Beban Administratif: Tidak perlu mencatat dua kali (di kertas lalu ke komputer).

• Perlindungan Hukum: Data yang tercatat dengan timestamp dan GPS dapat menjadi bukti jika terjadi dispute.

Kaitannya dengan Edaran Pemerintah dan Keamanan Manifest

Pemerintah Indonesia, melalui Bea Cukai, telah sangat gencar mendigitalisasi proses kepabeanan. Konsep "Manifest Aman" (Secure Manifest) adalah dimana data manifest sudah harus dilaporkan dan divalidasi sebelum kapal tiba.

e-Tally System adalah mata rantai yang menghubungkan fisik dengan digital dalam ekosistem ini:

1. Data e-Manifest dari kapal menjadi acuan input di e-Tally.

2. Selama proses bongkar muat, e-Tally mencatat realitas di lapangan.

3. Hasil dari e-Tally (laporan pergerakan barang) divalidasi terhadap e-Manifest.

4. Jika ada selisih, dapat segera ditindaklanjuti.

5. Laporan akhir yang akurat dan real-time ini yang menjadi bahan untuk laporan ke pemerintah sesuai dengan edaran dan peraturan yang berlaku, menjamin keamanan dan ketertiban di pelabuhan.

Beri Penilaian untuk Artikel Ini

Bagikan Artikel